WhatsApp es la tercera aplicación más usada detrás de Facebook y YouTube. Cuenta con más de 2.000 millones de usuarios por todo el mundo. La expansión de este medio de comunicación permite a las empresas contactar con sus clientes de una manera más rápida, eficaz y personal que otras maneras más convencionales. En la Unión Europea, la empresa debe cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), para que el uso de WhatsApp se considere válido de manera legal. Establece una serie de principios y obligaciones para el tratamiento de datos personales:
- Obtener el consentimiento de los clientes antes de procesar sus datos personales
- Informar a los clientes sobre el uso que se va a dar a esos datos y los derechos que tienen sobre ellos
- Implementar medidas de protección adecuadas para los datos personales de los clientes y garantizar que no se divulgue sin consentimiento
- Notificar a las autoridades y a los clientes en caso de que se produzca una violación de seguridad que afecte a sus datos personales.
- Las empresas que utilizan WhatsApp deben asegurarse que la información que se intercambia sea confidencial y segura
Además de estas obligaciones, las empresas deben cumplir con otras normas y regulaciones aplicables a su actividad, como por ejemplo las normas de publicidad y de protección del consumidor. La privacidad y protección de datos son derechos fundamentales que están protegidos por diversas leyes y regulaciones. En este sentido, si una empresa utiliza WhatsApp para la comunicación con sus clientes, debe cumplir con las normas de privacidad y protección de datos personales aplicables en su región.
Es importante que las empresas utilicen cuentas empresariales de WhatsApp y no cuentas personales, ya que esto permite separar la comunicación con clientes de la comunicación personal de los empleados. También es recomendable que las empresas utilicen herramientas de gestión de la comunicación que permitan supervisar y archivar las conversaciones con los clientes, de manera que se pueda garantizar el cumplimiento de las normas y regulaciones aplicables.
En España, el uso de WhatsApp para la comunicación con clientes está regulado por la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD)y el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea.
Es importante que las empresas cumplan con otras normas y regulaciones aplicables en España, como la Ley General de Publicidad, la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y Comercio Electrónico, y la Ley de Consumidores y Usuarios. Destacar que el incumplimiento de las obligaciones establecidas en la LOPDGDD y el RGPD puede dar lugar a sanciones económicas por parte de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), así como a reclamaciones por parte de los clientes afectados.
Una conversación por WhatsApp puede suponer un contrato legal. Segúnel Código Civil,“un contrato existe desde que una o varias personas consienten en obligarse, respecto de otra u otras, a dar alguna cosa o prestar algún servicio”, por lo que un contrato puede tener cualquier forma, como en papel, verbal, o por mensajería instantánea. Un contrato es válido siempre y cuando se pueda acreditar que la comunicación es real.
Algunos elementos necesarios para acreditar validez de una conversación de WhatsApp son:
- Captura de pantalla
- Teléfono que acredite el número donde se ha formalizado
- Transcripción de la conversación
- Una prueba pericial